תכנון חתונת שטח מא׳ ועד ת׳ - כולל צ׳ק ליסט להורדה!
- Tamar Yair
- 28 בספט׳ 2024
- זמן קריאה 9 דקות
עודכן: 20 באפר׳
תרשו לנו לנחש שיצא לכם להיות אורחים בחתונה פעם או פעמיים. זה בטח עורר מחשבות של מה הייתם רוצים או לא רוצים אצלכם, והתחלתם לדמיין איזה אווירה תרצו בחתונה שלכם. ועכשיו כשהגיע הרגע וקיבלתם את ההחלטה (מזל טוב!), צריך להתחיל להתעסק בפרקטיקה. אם התרגשתם מהרעיון של חתונת שטח (שווה לשקול את זה. זאת חוויה מדהימה אבל היא בדרך כלל תסתכם בעלויות גבוהות יותר) הולך להיות לכם חתיכת פרויקט משותף! אז איך בכלל ניגשים לתכנון של הדבר הזה? מאיפה מתחילים?
כדי לעזור ולענות על השאלות האלה, נסכם את כל הדברים שחשוב להתייחס אליהם בתכנון חתונת שטח.
מוסיפים גם צ׳קליסט להורדה כדי שיהיה לכם נוח לעקוב!
על כל אחד מהנושאים אפשר להרחיב ולספר המון, אבל ננסה להיות ממוקדים.
שתי הערות חשובות:
כל שלב בתכנון - אנחנו ממליצים להתחיל בחיפוש המלצות. אם יש לכם חברים שכיף לכם להתייעץ איתם ואתם באותו ראש, זה הכי טוב. אבל יש גם המון מידע באינטרנט או בקבוצות פייסבוק מעולות. רק חשוב שתבדקו גם את ההתאמה והחיבור האישי מבחינתכם ותפעילו שיקול דעת - יכולות להיות גם המלצות חמות וכנות על ספקים שהם... איך לומר בעדינות? פחות הסגנון שלכם.
לאנשים שונים מתאים לתכנן חתונה בקצב שונה ולקחת זמן שונה להכנות. יש את התקתקנים שיכולים לסגור הכל תוך שבועיים ויש מי שצריכים את הזמן להתלבט ולבדוק מספר אופציות - אתם יודעים איפה אתם. אנחנו בצד של ה״עדיף לתכנן לאט!״ ובכל זאת תכננו את החתונה שלנו בשלושה חודשים בזמן מלחמה ומילואים, אז הכל אפשרי :)
הצעדים הראשונים בתכנון חתונה
לפני שרצים לסגור ספקים, יש כמה דברים שבעינינו כדאי להקדיש להם מחשבה ולברר אותם עם עצמכם. אחרת מאוד מהר תמצאו את עצמכם מתפזרים ונסחפים עם הזרם ומוציאים ארגזים של כסף על דברים שבכלל לא ידעתם שאתם רוצים. קחו את הזמן לחשוב על הרצונות והיכולות שלכם, תגדירו סדר עדיפויות ותניחו את הבסיס לקבלת כל ההחלטות וההתפשרויות שיבואו, ואל תדאגו - הן יבואו.
חשיבה זוגית ותכנון כללי
אז בשלב הראשון חשוב לשבת יחד ולחשוב מה אתם באמת רוצים מהחתונה שלכם. זה הזמן לדבר על איך אתם מדמיינים את האירוע – האם אתם חולמים על חתונה אינטימית קטנה בטבע? אולי אירוע גדול בגן ארועים? נסו לנקות רעשי רקע וציפיות מהסביבה אם אפשר, אבל אם זה בעייתי אולי כדאי לקחת גם אותם בחשבון כבר בשלב הזה. נסו להבין את הכיוון הכללי כדי שתוכלו לתכנן לפיו.
הגדרת תקציב
השלב הבא הוא להחליט כמה אתם מתכוונים להשקיע באירוע. תכנון תקציב מסודר יעזור לכם לקבל החלטות מושכלות לאורך הדרך, ולא להיכנס להוצאות מיותרות. תחלקו את התקציב בין סעיפים עיקריים כמו מקום, קייטרינג, עיצוב, ספקים ועוד, כדי שתוכלו לעקוב אחרי ההוצאות ולהבין מה חשוב לכם יותר ומה פחות.
רשימת מוזמנים
כמות מוזמנים תשפיע על לא מעט החלטות אחרות, אז כדאי להתחיל להכין רשימת מוזמנים ראשונית. היא לא חייבת להיות מדויקת בשלב הזה, אבל חשוב שתדעו בערך, כדי שתוכלו לבחור מקום ולתכנן בהתאם. ממליצים לדבר עם המשפחות על זה ולוודא שאתם מכניסים את כל מי שחשוב לכם ו/או לאנשים החשובים לכם שיהיה.
הפקה עצמית או עם מפיק?
שאלה גדולה נוספת שצריך להחליט לגביה בשלב מוקדם היא האם אתם רוצים להפיק את האירוע בעצמכם או לשכור מפיק.ה. יש זוגות שנהנים מההתעסקות ומהשליטה המלאה על כל ההחלטות, בעוד שאחרים מעדיפים לתת לאנשי מקצוע להוביל ולסדר את העניינים בשבילם. שווה להבין מראש כדי לדעת איך להתקדם בתהליך.
לוקיישן
המיקום בו תיערך החתונה שלכם הוא אחת ההחלטות המרכזיות שתצטרכו לקבל. הוא גם ישפיע מאוד על ההתנהלות והאווירה, וגם על יתר העלויות (והוא הרבה פעמים גם הוצאה לא קטנה בעצמו). חפשו מקומות שאתם אוהבים ותתקשרו לברר פרטים (מה המקום מציע? איזה תשתיות קיימות?) ולקבל הצעת מחיר ראשונית. לכו לראות את המקומות שמוצאים חן בעיניכם ועומדים בתקציב שהגדרתם - כשנמצאים פיזית במקום קל יותר לדמיין ולהרגיש אם התנאים אכן מתאימים ואם המקום באמת יתן לכם את מה שאתם רוצים. ברגע שמצאתם את המקום המושלם, תוכלו להתקדם לחתימה על חוזה ולסגור תאריך. אם בא לכם להעמיק עוד קצת בנושא, מוזמנים לקרוא את הפוסט שכתבנו עליו.
בחירת ספקים
עכשיו מתחילים באמת להזיז עניינים! יש לכם המון החלטות לקבל - גם בבחירת הספקים ובהרכבת התמונה המלאה של הארוע וגם מבחינת תקציב. הנה הספקים המרכזיים שתצטרכו לבחור.
קייטרינג
ללא כל ספק, זאת שורת האקסל שהכי תשפיע על הוצאות החתונה שלכם. כדאי להשקיע זמן במציאת ספק איכותי שמתאים לטעם ולתקציב שלכם. תתחילו בחיפוש המלצות על קייטרינגים שונים, בקשו הצעות מחיר והשוו בין התפריטים. חשוב חשוב (!) לקבוע טעימות לפני החתימה על החוזה (במקרה שלנו - היינו בטוחים שאנחנו הולכים לסגור קייטרינג ובטעימות סבלנו מכל רגע. תארו לעצמכם מה היה קורה אם הינו מביאים אותם לארוע). כשתחליטו, תעבדו עם הקייטרינג על בניית תפריט סופי שיתאים לאופי האירוע ולרצונות שלכם.
בר
בר הוא עוד הוצאה מכובדת (אבל משמעותית פחות מהקייטרינג, תנשמו). תמצאו ספק שמגיש את מה שהייתם רוצים להגיש לאורחים שלכם (בירות מסוימות? יין? קוקטיילים?), הרבה פעמים יש גם מקום לגמישות. בכל מקרה אפשר גם לתגבר את ההיצע בבר ולקנות בקבוקים נוספים בעצמכם אם יש משהו מיוחד שתרצו להוסיף. אה, וגומי. אל תשכחו לקנות קצת גומי.
ריהוט
למתכנני חתונות השטח, הריהוט הוא עניין שממעיטים לחשוב עליו בהתחלה, אבל תוך כדי ההכנות מבינים כמה זה קריטי (וגם לא כזה זול). בין אם מדובר על כלי האוכל והכוסות לבר (הקייטרינג בדרך כלל מספק וזה כלול במחיר, אבל הרבה פעמים הוא יביא מספק הריהוט שלכם), בשולחנות ובכיסאות לאוכל, בעמדות בופה, ריהוט אלטרנטיבי, הצללות ומאווררים - יש הרבה על מה לחשוב. מה אתם צריכים, כמה, איזה סוג, איך זה יראה וכמה זה יעלה - על כל אלה צריך לחשוב.
הגברה ותאורה (ופריסת חשמל, בעצם)
עם כל הכבוד להגברה והתאורה, תפקיד לא פחות חשוב של הספק הזה הוא פריסת החשמל בשטח - בלי זה אין ארוע. הוא צריך להבין מה הדרישות חשמל של כל הספקים, מה הם צריכים, איפה הם הולכים להתמקם - ולדאוג לעשות את ההתאמות הנדרשות בהתחשב במה שהמקום יודע להציע. הוא צריך לתכנן ולמצוא פתרונות מראש להכל.
דיג'יי
אולי היינו צריכים למקם את הדיג׳יי בחלק הבא (״החלק הכיפי״), אבל הוא חלק כל כך מרכזי וחשוב בארוע שלא יכולנו להוריד אותו למטה. הדיג׳יי יתן את הטון ויקבע את הוייב בחתונה שלכם, מקבלת הפנים ועד ההשתוללות ברחבה. תבחרו מישהו שמדבר את השפה שלכם, מבין את הראש ומתחבר לסגנון, מישהו שאתם יכולים לסמוך עליו שיקבל החלטות נכונות ויחזיק את האורחים על הרגליים תוך שילוב מיומן של הבקשות וההעדפות שלכם. נהוג לעשות פגישת היכרות מקדימה לפני החתימה על החוזה, זאת ההזדמנות לוודא את כל זה. כמה שבועות לפני החתונה עושים פגישת מוזיקה מסודרת ועוברים יחד על סוג המוזיקה שאתם רוצים לשמוע בכל שלב בארוע, ומדברים בדיוק על מה כן ומה לא.
צילום
גם החלק הזה כיפי. אחרי שחשבתם והחלטתם מה אתם צריכים כי הקשבתם להמלצות שלנו על השלב המקדים לתכנון, תחשבו מה מתכנס עם זה. כמה צלמים צריך? מסתפקים בסטילס או שתרצו גם וידאו? צלם מגנטים? עמדת צילום? צילומים הם מזכרת משמעותית שתישאר איתכם אחרי הארוע, אז כדאי לבחור צלמים מקצועיים שאתם מרגישים איתם בנוח וסומכים על העבודה שלהם ומתחברים לסגנון שלהם. רוב הצלמים ישאלו אתכם, אבל אם במקרה הם שוכחים - תחשבו אם יש תמונות מסוימות שחשוב לכם לצלם (עם בני משפחה או חברים שחשוב לכם במיוחד לא לפספס, או אם יש דברים מיוחדים שעיצבתם, או אפילו תמונות זוגיות בפוזות מסוימות).
איפור ושיער
מאפרת-מסרקת היא אמנם הוצאה קטנה יותר ביחס לשאר הספקים, אבל גם היא לא באהלן-אהלן. ממש חשוב למצוא מישהי (או מישהו) שאת, כלה יקרה, מתחברת אליה אישית - כי את הולכת לבלות איתה כמה שעות טובות בתחילת היום שלך אז שיהיה לך נעים, ומקצועית - שאת אוהבת את הסגנון שלה. מומלץ לעשות שיחת טלפון ארוכה כדי להבין וגם לקבוע פגישת ניסיון כדי שלא תצטרכו לקבל החלטות ביום עצמו, שתמצאו את הסגנון ותשאלו את השאלות קודם.
החלק הכיפי
אזזז, סוף סוף סיימנו עם הספקים. אבל יש עוד לא מעט דברים לפנינו. תחזיקו חזק.
שמלות וחליפות
משימה לא פשוטה לרוב הכלות וקצת פחות מסובכת לרוב החתנים.
כלות, תתחילו בחיפוש כיוון לשמלה. חפשו השראות ברשתות חברתיות או באתרי מעצבים, ואז לכו למדוד. לפעמים יש גזרה שמאוד נאהב אבל פחות תחמיא לנו בפועל - אז חשוב לראות את הדברים על הגוף ולמדוד כמה סגנונות כדי לבחור את מה שהכי נעים ומחמיא ומרגיש שלך. למי שרוצה לחסוך, שווה לחפש שמלות יד שניה או לנסות למצוא בעמותות כמו רוח נשית שמוכרות שמלות במחירים נגישים. למי שלא - אפשר לקנות בסטודיו שמלות או בבוטיק שמלות או למצוא תופרת מקצועית.
גם אם את לא מתכננת להחליף לשמלה שניה כי את מאוהבת בשמלה שלך (וטוב שכך!) כדאי שיהיה לך סט נוסף להחלפה ליתר ביטחון. שיהיה לך נוח וכיף ואם השמלה מתלכלכת או משהו.
אם מעניין אותך, אז תדאגי גם לסט התארגנות, תכשיטים והינומה, וכמובן שאל תשכחי נעליים.
חתנים, עכשיו הגיע תורכם. תחשבו מה בא לכם ללבוש. אתם בקטע של חליפה? מעדיפים בגדי פשתן? גם לכם צריך להיות נעים ונוח, זה גם היום שלכם!
טיפוח, למעוניינים
למי שמתכנן / מתכננת תספורת, הסרת שיער, טיפול פנים, לק ג׳ל (או לק רגיל בבית - לאמיצות), קעקועים, עגילים או כל דבר אחר שבא לכם להספיק לפני - כדאי לקבוע תורים מראש בהתאם לזמן התאוששות הנדרש. למשל, טיפול פנים אינטנסיבי מומלץ לעשות לא פחות מחודש לפני הארוע, אבל לסדר את הזקן כדאי ממש כמה ימים לפני.
טקס
מקווים שבשלב הזה אתם כבר די יודעים איך הייתם רוצים שהחתונה שלכם תיראה ותרגיש, והטקס, כחלק מרכזי ביום צריך לשקף בדיוק את זה. תבחרו סגנון טקס ועורך.ת טקס שיתחברו לאופי הארוע ואליכם כזוג. אם אתם רוצים לכתוב טקס בעצמכם - יש לכם קצת עבודה, אל תדחו מדי, וכמובן תשאירו מספיק זמן גם לכתוב את הברכות שתרצו (אם תרצו) להקריא בחופה. מוזמנים לקרוא את ההצעה שלנו לטקס אלטרנטיבי.
במקביל, תדאגו לפן הלוגיסטי ותמצאו ספק שבונה חופה עומדת או משכיר חופה מסורתית, אם זה חלק מהתוכניות שלכם. אם בחרתם בחופת חברים, תחשבו על מי הייתם רוצים שיחזיק את מקלות החופה שלכם ותזמינו אותם למלא את התפקיד, אין מרגש מזה.
וטבעות. אל תשכחו לדאוג גם לפרט הקטן הזה.
עיצוב האירוע
כאן מתחיל הכיף האמיתי. יש מלא מקום ליצירתיות והאפשרויות הן אינסופיות, בהתאם למידת ההשקעה והסבלנות שלכם. תתחילו בגיבוש סגנון כללי - מה הקו העיצובי שיתאים למקום שבחרתם ולאווירה שאתם רוצים ליצור? מה הגוונים והחומרים שיתאימו? ולאט לאט תתקדמו להזמנת הפריטים שתצטרכו, באיסוף או בהכנה שלהם. כמה דברים שאולי תרצו להתייחס אליהם: סידורי שולחן, עמדת כניסה, סלסלת התארגנות בשירותים, ועוד דברים מיוחדים שיכניסו אופי ויהפכו את המקום לשלכם. אתם מוזמנים לקבל השראה מהטיפים שלנו בנושא עיצוב האירוע.
סייב-דה-דייט והזמנות
זה אולי נשמע שולי, אבל משהו בלשלוח סייב-דה-דייט לכל האורחים הופך את הארוע לאמיתי. קחו את הזמן לעצב משהו פשוט שעושה את העבודה, או תתפרעו עם עיצוב מקורי שמשקף אתכם. לא חסרות תוכנות והשראות שיעזרו לכם לגרום לזה לקרות.
כמות האהבה וההתרגשות שיעטפו אתכם כשתשלחו את ההזמנות היא גם כיף גדול. העיצוב של ההזמנה והטקסט שתבחרו לכתוב בה הם עוד הזדמנות לשקף את האווירה שהולכת להיות בחתונה. תזכרו לשלוח בכל הקבוצות ולכל האנשים שחשוב לכם שיגיעו. למשקיעים במיוחד - ממליצים להדפיס הזמנות ולחלק פנים אל פנים, זה עושה משהו אחר.
מסיבות רווקים / רווקות / מפגשים משפחתיים
ואם התרגשנו בחלק של ההזמנות, אז תארו לכם כמה מרגש ומציף זה החלק של החגיגות לכבודכם. גם כאן, אנחנו ממליצים לעשות דברים בדרך שלכם. אפשר לבחור להרים ארוע גדול משותף לכל החברים, אפשר לעשות מפגשים קטנים ואינטימיים יותר לקבוצות חברים קטנות; זה יכול להיות מסיבת בריכה עם אלכוהול, סדנת הכנת פסטה, או פיקניק נעים בפארק - מה שמתאים לכם. העיקר שתמצאו רגע לעצור וליהנות מהאהבה שמקיפה אתכם ולחלוק את ההתרגשות עם האנשים שאתם אוהבים.
לוגיסטיקה חשובה
אישורי הגעה וסידורי הושבה
כמו כל דבר בחתונה - גם את זה אפשר לעשות בעצמכם (או לסנג׳ר קרובים שיעשו את זה בשבילכם) אבל זה יכול להיות כאב ראש והעלויות בדרך כלל לא גבוהות. חברה שדואגת לאישורי הגעה תעזור לכם לנהל רשימות מסודרות של המוזמנים, תשלח להם אס.אם.אסים או ווצאפ לאישור הגעה ותתקשר למי שלא עונה כדי לקבל הערכה כמה שיותר מדויקת על כמות המגיעים בפועל. את סידורי ההושבה תצטרכו לתכנן בהתאם, אבל בדרך כלל אפשר להתחיל לחשוב על זה לפני התשובה הסופית כדי לא להשאיר משימה כזאת לרגע האחרון.
הסעות
אם החתונה שלכם מתקיימת במקום רחוק או בשטח, כדאי לשקול להזמין הסעות לאורחים. בעיקר לחברים שרוצים להישאר עד מאוחר, זה יכול לחסוך הרבה כאב ראש ויאפשר להם לשתות בכיף, בלי להתחשב בנהיגה חזור. תמצאו חברה הסעות שנותנת לכם שירות טוב במחיר המקובל בשוק, תבררו מי כנראה ירצה להגיע להסעה ותפתחו קבוצת ווצאפ, תעשו רשימה מסודרת ותמנו אחראי הסעה.
פגישת ספקים
בערך חודש לפני הארוע, חשוב שתפגשו את כל הספקים שלכם במקום. זה יעזור לוודא שהתכנון שלכם על ההעמדה רלוונטי ומתאים, יציף שאלות או בקשות שבשלב הזה אפשר יחסית בקלות לתת להן מענה ויעזור לכולם להגיע מוכנים ליום עצמו.
רגע לפני
נשימה עמוקה, עוד רגע זה קורה!
תכנון לו״ז
אתם מרגישים שאנחנו מתקרבים ליום עצמו? אז תכנון לו״ז הוא אחד הדברים שגורמים להכל להרגיש קרוב ואמיתי. בדרך כלל, הצלם יעזור לתכנן את הלו״ז לבוקר החתונה שלכם (לשעות שלפני תחילת הארוע) בהתאם לזמן הנדרש להתארגנות, להגעה למקום ולצילומים המתוכננים. הוא יקח בחשבון זמן לאוכל ולמנוחה, אבל שימו לב שיש מספיק מרווחי ביטחון ושהקצב מתאים לכם כדי שלא תמצאו את עצמכם לחוצים מהדברים האלה ביום שלכם.
אוכל ושתייה להתארגנות
יום החתונה מלא בהתרגשות ולפעמים לא חושבים על אוכל ושתיה, אבל זה יום כל כך מציף, שחשוב שתמצאו את הזמן (והתאבון) למלא מצברים. תדאגו לשתייה ולאוכל קל או נשנושים שתהנו מהם - לכם, למלווים שלם, ולספקים שכבר יתחילו להגיע. משימה קלאסית להאציל סמכויות ולתת למישהו אחר לדאוג לזה.
לארוז תיקים
ביום הגדול שלכם אתם לא רוצים לגלות ששכחתם את גרבי המזל שלכם או את משקפי השמש שרציתם לצילומים. תדאגו לחשוב בימים שלפני החתונה מה תצטרכו, מה יעזור לכם, מה יהיה לכם נעים. תעשו רשימה מסודרת של כל הדברים שתצטרכו ותוודאו שאתם אורזים הכל. חשוב במיוחד אם מתארגנים מחוץ לבית או אם נשארים לישון איפשהו.
סגירות אחרונות
יש דברים שאין מה לעשות, כנראה ידחו ממש לימים האחרונים לפני החתונה. למשל: סידורי פרחים אם בחרתם לעשות אותם בעצמכם, אבל גם עדכונים של סידורי ההושבה, חלוקת כסף למעטפות לספקים ולטיפים, ריכוז כל האלמנטים של העיצוב, סידורי השולחן ועמדת הכניסה, ועוד ועוד. והכי חשוב, זה הזמן גם לשחרר מעצמכם את האחריות ולהעביר אותה הלאה בצורה מסודרת וברורה, כדי שדברים יתנהלו כמה שיותר קרוב לדמיונות שלכם. חלקו תפקידים, דברו על הדברים ותעבירו רשימות שייקלו על אחרים להבין אתכם. ותזכרו ליהנות מזה, תכף הכל מתחיל ונגמר!
זהו, עשיתם את זה!
זה נשמע המון, אבל באמת שזה פחות מורכב ממה שנדמה בהתחלה. מתקדמים צעד צעד ובסוף הכל פשוט קורה. נכון, תכנון חתונה הוא תהליך מורכב, אבל אם תעבדו מסודר תוכלו להימנע (יחסית) מהלחץ ולשמור על אווירה טובה. זה אפילו יכול להיות כיף!
וכמו שהבטחנו, הנה צ׳קליסט מסודר שיעזור לכם לעקוב:
הייתי מוסיפה בבחירת ספרים עוד כמה דברים חשובים-
גנרטורים, מכולת זבל וקרון שירותים במידת הצורך, במה/שטיחים/מחצלות/עיבוד השטח והצללה עבור חתונות צהריים
בנוסף ממליצה לשים לב שלכל הספקים יש ביטוח צד ג.