חתונת שטח - למה חשוב לשים לב?

הנה אנחנו. קרדיט לתומר מונטיליה

למה חתונת שטח?

הבחירה בין חתונת שטח לבין אולם מסורתי או גן אירועים צריכה קודם כל להיות תלויה באופי שלכם, ובאופי שהייתם רוצים להעניק לאירוע. חתונת שטח לרוב תשקף את הרצון שלכם בחוויה אחרת, עם נגיעה אישית ויכולת להרכיב אירוע שיאפיין את הערכים ואת הקשר שלכם.

בניגוד למרבית האולמות שעובדים עם ספקים מסוימים באופן קבוע, במקרה הזה אתם מרוויחים את האפשרות לבנות הרכב מנצח של ספקים שנבחרו בקפידה, ולקבוע מה האווירה שתהיה לאורחים והנוף שישתקף מהחופה. הרעיון מאחורי אירוע כזה הוא לבנות עולם קטן שלכם לערב אחד, שבו אתם שולטים בכל פרט ופרט.

נשמע כיף? טוב, זה לגמרי יכול להיות, ויכול להיות מצד שני כאב ראש לא קטן. הפקת חתונה דורשת המון תשומת לב לפרטים, יכולת סדר וארגון, וגם תקציב לא נמוך ביחס לארגון חתונה באולם אירועים סטנדרטי.

אשתדל לעשות לכם סדר בחלק מתכנון האירוע שבו כדאי להתמקד בעיניי, אבל שימו לב – בפוסט הזה אדבר רק על עצות בנושאים מסוימים שלדעתי חשוב להתמקד בהם כחלק מתכנון חתונת שטח בעצמכם, ולא על ארגון כולל כרשימת מכולת של שלב אחרי שלב, לזה נועד הפוסט הזה שכתבנו.

יוצאים לדרך.

---

הפקה

עבור מי מאיתנו שלא חי את עולם האירועים, שזה בעצם רובנו, ההמלצה שלי היא לקחת מפיק או מפיקה לאירוע. אדבר על המפיקה בלשון נקבה, כי זה מה שהיה לנו. כן, ברור שאפשר להסתדר לבד, אבל לעבודה עם מפיקה יש מספר יתרונות:

הראשון והבולט מכולם הוא ההיכרות שלה עם התחום. הניסיון שבארגון אירועים מהסוג הזה יכול לחסוך לכם הרבה שעות של התלבטויות, מחשבות, תהיות וגם דאגות. כמה תאי שירותים צריך לכמות האורחים שלנו? האם עדיף למקם את פינת הישיבה קרוב לכניסה, או דווקא ליד הבופה? צריך צ'ילר ברחבה או שמאוורר יעשה את העבודה? כמה כיסאות מספיקים ליד החופה? עדיף ללמוד מטעויות של אחרים, ובמקרה הזה אין כמו מפיקה בשביל שתרכז את הטעויות שהיא חוותה עד היום כדי לתת עצה מועילה. אשת מקצוע מנוסה שיודעת מה היא עושה, יכולה לתכנן ולהוביל את כל התהליך ולפתור בעיות עוד לפני שהן עולות.

מבחינה כלכלית, מפיקה יודעת מה צריך לבדוק מול הספקים או לדרוש מהם, ומה נחשב סביר לשלם עבור שירות מסוים. לרוב תוכלו להשיג מחיר טוב יותר מספק אם הגעתם אליו דרך מפיקה, מאשר אם פניתם אליו בעצמכם. אין מה לעשות, כאן הגודל כן קובע. אתם לקוח אחד, בלי הרבה כוח, שגם לא יחזור לארגן חתונה נוספת לאחר קבלת השירות (מקווה בשבילכם). מפיקה יכולה לחזור כמה וכמה פעמים עם לקוחות שונים לאותו ספק, ולכן המחיר שהיא תקבל יכול להיות נמוך יותר. מפיקה גם תוכל לעזור לכם לבנות תקציב לאירוע על סמך הדרישות שלכם לכל אחד מהספקים, המיקום הגאוגרפי, הזמן בשנה וכו'. כל אחד מהפרמטרים האלה יכול לקבוע תמחור שונה, ובעזרתה תוכלו להבין בהערכה גסה מה עתידה להיות ההוצאה שלכם על האירוע.

מבחינה ארגונית, וזה כבר מתחבר לנושא הבא – יש לכם מספיק מה לעשות לפני חתונה, אתם לא צריכים להוסיף לרשימה גם שיחות וקבלת הצעות מחיר מספקים. זאת בדיוק המטרה שאתם משלמים למישהי שתעשה את זה, כדי לזקק את המידע לכדי הצעת מחיר פשוטה אחרי שהעברתם לה את הדרישות שלכם. התיווך הזה יכול לחסוך לכם הרבה זמן, ועדיף לכם להיעזר ב-one stop shop בדמות אדם, מאשר לעשות הכל בעצמכם.

עכשיו, אחרי שסיימתי את שיר ההלל למפיקה ולפועלה, אתם יכולים להחליט בעצמכם אם שווה לכם להשקיע עוד קצת, או לעשות את הדברים בעצמכם. זאת רק ההמלצה האישית שלי על סמך החוויה שלנו. למען הסר ספק – אני לא מפיק, ולא מתכוון להפיק חתונות בזמן הקרוב או הרחוק.

---

שטח

ברגע שתצטרכו לקפוץ למים ולהתחיל לארגן את העסק, בעיניי הכי נוח ללכת מהגדול לקטן. הדבר הראשון שצריך לסגור כדי להתקדם הוא השטח שבו אתם בוחרים להתחתן, מכמה סיבות.

הראשונה והברורה ביותר – תקציבית. אם לא נולדתם במושב או גדלתם בחוות סוסים, סיכוי סביר שתצטרכו לשכור שטח כדי להקים עליו את האירוע. שטח הוא בין ההוצאות הכבדות ביותר באירוע אם לא הכבדה שבהן (חוץ מקייטרינג), אז צריך להתחשב בזה. אפילו שטח ריק מתשתיות, ממש רק חתיכת אדמה, יכול להיות עסק די יקר ולזה יתלוו הוצאות גדולות יותר בהמשך, לכן הרבה משקל יושב על ההחלטה הזאת. כמובן כמו בכל עסק נדל"ן בארץ, גם במקרה הזה ככל שמצפינים או מדרימים המחירים יורדים, אבל עדיין הופתענו לגלות שהפער לא משמעותי.

דבר שני, צריך לזכור שהשטח הוא הבמה של האירוע שלכם. אם חלמתם להתחתן כשדשא מקיף אתכם, או מים, או צבעים של מדבר, או ריח של פרדסים - כל אלו יכולים להוביל אתכם למקומות שונים ומשונים ולקחת הרבה זמן להצליח למצוא את האיזון בין החלומות שלכם למציאות של ההיצע בשוק. קשה להבין על סמך תמונות בלבד איך נראה מקום מסוים, מה הגודל האמיתי שלו, איך מרגישה האדמה ואיך נראים העצים, איך הריחות והצבעים במציאות. לכל אחד מאיתנו יש העדפות ודרישות שונות, שלחלקן אנחנו אפילו לא מודעים עד שהן נהיות רלוונטיות. השורה התחתונה היא שתצטרכו להגיע לשטח לראות אותו לפחות פעם אחת כדי להבין אם הוא מוצא חן בעיניכם, והדברים האלה לוקחים זמן לתאם וגם להחליט. אם השטח המדובר מעולם לא אירח עליו חתונה דלגו על הפסקה הבאה, אחרת המשיכו לקרוא.

כשאתם מתחילים להבין שיש מקום שמסתדר עם הקריטריונים שהצבתם, אם הדבר מתאפשר הייתי ממליץ לראות אירוע שמתנהל בו לפני החתונה שלכם. במידה והשטח רגיל לארח עליו חתונות ולא עושה בעזרתכם הסבה חד פעמית לגן אירועים, סיכוי סביר שאם תסגרו מספיק זמן מראש תהיה עוד חתונה שם לפניכם. בקשו יפה מבעלי המקום לדבר עם הזוג שמתחתן, כדי להגיע בתור אורחים לרגע לחתונה שלהם. ככה תוכלו לראות איך הדברים מתנהלים בזמן אמת, ואם התכניות שבניתם בראש יכולות להסתדר עם המציאות, או שאולי בכלל תראו משהו שייתן לכם רעיונות חדשים. תבינו אם המקום (במידה ויש צוות שמתחזק אותו) יודע לנהל את האירוע כמו שצריך, ובעיקר נסו לקבל תחושה כללית של איך הוא ייראה וירגיש ברגע שאתם תהיו שם בעצמכם. זאת גם הזדמנות טובה לדבר עם בעלי המקום ולשאול אותם שאלות שמעניינות אתכם באותו רגע ולא תמיד תוכלו לחשוב עליהן בשיחה ראשונית איתם בסביבה שלא מדמה אווירה ולחץ של אירוע. אם הכל נראה לכם תקין, אפשר להתקדם הלאה. אם לא, כנראה שיש עוד על מה לחשוב.

ברגע שמצאתם את המקום המושלם בשבילכם (מינוס התפשרויות קטנות), צריך לשים לב למה נמצא בשטח מעבר לנוף ולאווירה. הכוונה היא לתשתיות כמו חשמל, מים, מטבח, חניה מסודרת, שירותים וכו'. כל אחד מאלה יכול לגרור איתו עלויות נוספות של ספקים שאפשר להמנע מהן, וככל שתצליחו לאגד יותר שירותים ומוצרים במקום אחד, ככה תחסכו גם התעסקות וגם הוצאות.

---

ספקים

אחרי שבחרתם את השטח, צריך להתחיל לארגן עליו את האירוע עצמו. השטח מביא איתו הרבה מגבלות על ספקים, שלכל אחד מהם יש דרישות שונות שאולי לא חשבתם עליהן.

קייטרינג יצטרך גישה גם למטבח, גם למים וגם לחשמל. אם המטבח לא קיים במקום לרוב תהיה אפשרות להקים מטבח שטח, אבל זה יתבטא בעלויות נוספות. כדי לחבר את כל התנורים הוא יצטרך גישה לרשת חשמל עם הספק שיעמוד בדרישות של הציוד שלו, וכמובן גישה נוחה למים.

אחראי הגברה ותאורה יפרוס את רשת החשמל עבור כל האירוע. הוא הספק שדרכו יעברו שאר הספקים האחרים, כמו קייטרינג, דיג'יי, בר וגם חברת הציוד שלפעמים תספק מכשירי חשמל כמו מאווררים, תנורים וכו', לכן חשוב לעדכן אותו לגבי מה יש ומה אין במקום על מנת שייתן מענה הולם. לפעמים החשמל שיש במקום לא מתאים במקרה הטוב, או לא קיים במקרה הרע, ואז תצטרכו להביא גנרטור על מנת לפצות על היעדר תשתית חשמל מתאימה.

אם בחרתם לעשות אירוע שמתחיל באור יום, המלצה חמה ממני (ראיתם מה עשיתי פה?) היא לא לחסוך בהצללות. אורחים שחם להם הם אורחים פחות מרוצים, וזה כמובן משתקף באווירה הכללית של האירוע. מדובר ביחס עלות-תועלת די נמוך, לפחות לדעתי, אז לא כדאי לחסוך על זה. יש היום מגוון של הצללות שאפשר לעשות שיוסיפו לנוף של האירוע, וישמשו גם כתפאורה וגם כמגן מפני השמש הישראלית. 

עיצוב אירוע – תחום שאין לו גבול מבחינת יצירתיות, ובהתאם מבחינת עלויות. אפשר ללכת על עיצוב שולחן פשוט עם מה שהקייטרינג מציע, שבהרבה מקרים תקבלו קצת פרחים על השולחן לקישוט. אם אתם בקטע של עיצוב פרחים משלכם – קנייה בעצמכם תהיה זולה משמעותית מאשר לקחת מעצבת, אבל יכולה להיות התעסקות לא קטנה לפני האירוע ובמהלך ההכנות הסופיות שלו. תצטרכו להתחשב בזה שלא תוכלו להיות שם בעצמכם לדאוג שהכל נראה כמו שצריך בבוקר האירוע, אז חברות טובות עם חוש עיצוב זאת אופציה אחת, או עובדי הפקה שיודעים למלא הוראות זאת אופציה אחרת. לאלה מביניכם שממש אוהבים את התחום, מומלץ לקרוא את הפוסט שכתבה על כך תמר.

---

ניהול תקציב

הסיבה שההמלצה שלי היא ללכת מהגדול לקטן קשורה גם לזמן שלוקח להחליט על כל אחד מהדברים הגדולים, וגם קשורה לענייני התקציב. כשחושבים על חתונה באופן כללי, ועל חתונת שטח באופן ספציפי, חשוב לתכנן את התקציב הכולל של כל האירוע ואם אפשר (בעבודה עם מפיקה או לבד) להבין את התקציב של כל אחד מהמרכיבים של האירוע. ככל שההבדל בין הסכום שהקצבתם לסכום שנשאר לכם יגדל, ככה תצטרכו להתפשר בצורה משמעותית על ספקים גדולים מבחינת תקציב כמו שטח או קייטרינג, לעומת התפשרות יחסית קטנה על ספקים קטנים כמו צלם מגנטים (כבודו של צלם המגנטים במקומו מונח, אבל העלות שלו יחסית לשאר הספקים היא נמוכה ולכן הוא נקרא ספק "קטן"). סדרי הגודל שמבדילים ביניהם הם משמעותיים, לכן הפשרות שתעשו כאן יכולות להיות גדולות יותר מאשר אם נשאר לכם תקציב מעט נמוך יותר על ספק קטן. לכן, אני ממליץ להסגר קודם על הדברים הגדולים והיותר משמעותיים על פי רוב, ולהגיע לשאר אחר כך.

עצה נוספת שקשורה לעלויות – האירוע מורכב מהרבה מאוד גורמים שונים, שעל חלקם חשבתם ועל חלקם לא. כשאתם מקבלים הצעת מחיר מספק, תתמקחו על המחיר. לפעמים זה לא טבעי לחלקנו, אבל זה יכול להוזיל עלויות בצורה משמעותית מאוד ולהפוך את האירוע מכזה שחורג מהתקציב לכזה שעומד בו, או אפילו לכזה שמצליח להגיע מתחתיו. כמובן שהכל צריך להיעשות בהתאם למוצר שאתם מקבלים, ולאדם שעומד מולכם. אם אתם קונים נעליים בחנות זה ייראה קצת מוזר אם תתמקחו, אבל בשיחה עם קייטרינג זה מקובל מאוד ויכול להוזיל עלויות בצורה משמעותית. גם אם בשיחה הראשונה שלכם אתם מקבלים הצעת מחיר שממש תואמת את התקציב שלכם, נסו להוריד את המחיר עוד קצת, כדי להגדיל את התקציב לכל שאר ההוצאות שתכננתם. בנוגע להתמקחויות אפשר ורצוי כמובן להיעזר גם במפיקה שתעשה את זה בשבילכם אם שכרתם שירות של כזאת. כל שקל שיורד אולי לא ייראה מאוד משמעותי באותו רגע, אבל את העלויות של האירוע סופרים בסוף, ואתם תראו שזה מצטבר ונהיה משמעותי בשלב הסכימה.

---

פגישת ספקים

אחרי שנבחרו כל הספקים שלכם בשעה טובה ומוצלחת, הגיע הזמן לארגן את פגישת הספקים החשובה. בפגישה הזאת כל הספקים נפגשים אחד עם השני, ובעיקר אתכם, על מנת להבין ולסגור את כל הפרטים ואת כל השאלות שיש להם אליכם ושיש לכם אליהם, שקשורות בשטח עצמו. חשוב מאוד לדעתנו לא לוותר על נוכחות של ספקים באירוע הזה, ואפילו לדחות פגישה כדי לדאוג לנוכחות מלאה. בפגישה הזאת כל אחד מהספקים יקבל מכם את המידע לגבי השירות שאותו הוא מספק, בצורה ויזואלית יותר, וכך תוכלו להבין אם הבר באמת יכול לשבת בתוך הבריכה, או שזה רק בראש שלכם.

מומלץ לבוא לפגישה עם שאלות מוכנות, עם שרטוט כללי של שטח האירוע ושל המיקום כל אחד מהספקים, ושיהיה מי שינהל את הפגישה באופן כללי. בסוף מדובר במספר גורמים שלרוב לא מכירים אחד את השני, וכל אחד מהם בא עם הדרישות שלו ועם השאלות שלו, וזה יכול ללכת קצת לאיבוד אם לא מארגנים את המפגש בצורה מסודרת.

בפגישה הזאת אתם תבינו איפה האורחים יישבו, ואיפה מתחם קבלת הפנים, איפה יהיו העגלות של הקייטרינג ואיפה האיזור שבו הוא מתארגן ומתחיל להכין את האוכל. איפה במת הריקודים והחופה, והבר שצריך להיות בקרבה אליהם. אולי בעצם פריסת החשמל קצת בעייתית כי אנחנו לא רוצים כבלים שיעברו בדיוק באמצע, אז צריך להזיז את הבמה קצת. אבל רגע, בכלל כאן אמורים להיות העמודים של ההצללה. בשביל זה בדיוק אנחנו רוצים לרכז את כולם ולתת מענה לכל השאלות והבעיות שיעלו.

זה הזמן לבדוק שכל הדרישות שלכם מתכתבות עם המציאות ועם היכולת של שאר הספקים למלא אחריהן, ולהגיע להסכמות ולהבנות ביניכם לבינם ובין כל ספק לשאר הספקים. הפגישה הזאת חשובה במיוחד כי זה בדיוק הזמן להבין איך האירוע עובר מתכנון תיאורטי למעשי, ולאחריו הדברים אמורים להיות סגורים ככה שביום האירוע כל אחד יידע בדיוק מתי ואיפה הוא צריך להיות כדי שהכל יעבור חלק, לכן צריך לקחת אותה ברצינות ולבוא מוכנים כדי לצאת ממנה בלי שאלות.

---

אחרי שסיימתם את הפגישה בהצלחה, החלק הקשה מאחוריכם. על שאר הדברים אני סומך עליכם שתארגנו בהצלחה ולא תשכחו כלום. בסוף אחרי כל הארגון והבלאגן שהאירוע הזה מביא איתו, זה ערב שלא תשכחו. כל ההכנות לפני הן רק כדי לוודא שהוא באמת יהיה כזה.

מזל טוב!